Accéder au Système d’Information (SI)
Le nouveau SI est rentré en service le 1er septembre 2022 ! Comme pour vous, tout change pour nous ! parmis toutes les questions que tu te poses sur le fonctionnement du nouveau SI, certaines ont peut-être déjà trouvé leur réponse.
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Il vous reste une question importante ? N’hésitez pas à l’envoyer à nouveausi[at]eeudf.org et nous l’ajouterons à l’article.
Foire aux questions
Accéder directement à toutes les réponses
Le projet “Nouveau SI”
Quand est-ce que le nouveau SI sera disponible ?
Oups, j’ai repéré un bug dans le site, à qui le signaler ?
Les inscriptions et adhésions
Je n’ai pas d’identifiant ou de mot de passe de connexion, comment procéder ?
J’ai ré-inscrit une personne sur le SI or il/elle ne reçoit aucun mail, comment faire ?
Je ne trouve pas ma ville de naissance dans la liste proposée, que faire ?
A quoi correspondent les différentes couleurs sur la liste des inscrits ?
Les formations
Quand sera-t-il possible de s’inscrire en formation ?
Les activités
Quand pourra-t-on saisir des activités dans le SI ?
Les finances
Le module Finances est-il opérationnel dès le lancement du SI ?
Je suis trésorier régional et je n’ai pas accès à l’onglet finance sur la page finance ?
J’ai reçu un mail m’indiquer que ma signature ou ma pièce d’identité n’est pas valable. Que faire ?
Les modules à venir
Quels sont les autres modules en cours de développement ? ?
Les réponses
Le projet “Nouveau SI”
Quand est-ce que le nouveau SI sera disponible ?
Le SI sera déployé en différentes étapes, la première aura lieu le 1er septembre 2022. L’ensemble des bénévoles (responsables et cadres) ayant adhéré à l’association en 2021-2022 recevra un lien d’initialisation de son espace personnel, par mail.
Le détail du déploiement du SI est disponible dans cet article.
Oups, j’ai repéré un bug dans le site, à qui le signaler ?
Et oui, le développement du SI est toujours en cours, mais nous le faisons entrer en fonction pour pouvoir en profiter le plus tôt possible et ne pas attendre un an de plus… En cas de bug ou de dysfonctionnement, vous pouvez nous les faire remonter via ce formulaire de contact.
Nous comptons sur vos retours pour améliorer progressivement le fonctionnement de la plateforme et espérons que vous l’accueillerez avec autant d’enthousiasme que nous.
Les inscriptions et adhésions
Je n’ai pas d’identifiant ou de mot de passe de connexion, comment procéder ?
Premièrement vérifie ta boîte mail et tes spams, un mail est parti le 1er septembre à l’ensemble des adhérents·es pour te donner tes accès. Si tu es nouveau·elle, il faut d’abord que ton CGL ou ton coordo de pré-inscrive dans la base.
Tu peux demander à ton·ta coordo ou CGL de vérifier si tu as bien un compte créé, il ou elle pourra régénérer un mail sur ta fiche ou de te créer dans la base si ce n’est pas le cas.
Quand je clique sur un lien fourni dans un mail, j’obtiens juste un message “Jeton non valide”. Comment me connecter ?
Pour des raisons de sécurité, les liens personnalisés qui permettent de choisir ou modifier son mot de passe ont une durée de validité limitée. Si tu as ce message, c’est que tu as un peu trop attendu avant d’ouvrir ton mail et cliquer sur le lien.
Mais pas d’inquiétude, si ça t’arrive, tu as plusieurs solutions :
– Tu peux simplement cliquer sur “J’ai oublié mon mot de passe” et tu recevras un nouveau mail de connexion qui fonctionne.
– Tu peux demander à un membre de ton équipe locale ou de ton équipe régionale qui a accès à ta fiche : s’il va sur l’onglet “Utilisateur”, il peut cliquer sur “Renvoyer email de rappel” pour réinitialiser ton mot de passe et tu recevras un nouveau mail de connexion.
– Si rien de tout ça marche, envoies-nous un mail à nouveausi[at]eeudf.org
Je n’arrive pas à accéder au paiement en ligne cela me renvoie une erreur sur le navigateur, que dois-je faire ?
Cela arrive et c’est en lien avec la banque et non nos développements. Nous creusons la question mais en attendant, tu peux essayer de changer de navigateur (Firefox marche, par exemple).
Je viens de régler ma cotisation en ligne, le paiement apparaît bien du côté de ma banque mais je suis toujours non cotisant sur le SI, que faire ?
Pour certains paiement effectué en ligne, la réponse de la banque au SI ne fonctionne pas. Le problème est identifié et en cours de traitement. En attendant pas d’inquiétude, nous pouvons remonter manuellement les paiements. Nous ne le faisons néanmoins pas toutes les cinq minutes mais ne vous inquiétez pas vous serez cotisant dans les heures qui suivent.
J’ai ré-inscrit une personne sur le SI or il/elle ne reçoit aucun mail, comment faire ?
Si tu vérifies son compte il est probable qu’il n’y ai pas d’adresse renseignée, c’est qu’il n’y en avait pas dans l’ancien SI. Nous allons mettre en place une solution, en attendant envoi un mail avec le nom prénom et identifiants de la personne que nous le débloquions manuellement.
Je ne trouve pas ma ville de naissance dans la liste proposée, que faire ?
Cette liste est pré enregistré pour le futur lien avec TAM. La page ne peut afficher qu’un nombre limité de résultat, si ta ville n’apparaît pas tu peux cliquer sur les 3 tirets du champ de recherche, une recherche avancée apparaîtra pour trouver la ville que tu cherches.
J’ai inscrit un enfant/un responsable sur le SI et on m’indique qu’il n’est pas dans la tranche d’âge attendue alors qu’il a bien 8 ou 12 ans au 1er janvier 2023 comme prévu par les textes.
En effet erreur de calcul actuel sur le SI. On corrige cela au plus vite. La règle est bien 8 ans au 1er janvier 2023 pour la BC et 12 ans au 1er janvier 2023 pour la BM.
J’ai saisi une personne au mauvais endroit (resp dans l’équipe locale, louveteaux chez les éclais, resp dans la mauvaise unité) que faire ?
Pas d’inquiétude, le mail de création de compte et de complétude d’inscription n’est envoyé qu’à la première saisie. tu peux donc désinscrire la personne du groupe et la r-inscrire en passant bien par le bouter Ajouter (un enfant/un cadre/un resp < ajouter une personne déjà connue. Le seul problème qui persistera sera que le mail envoyé identifiera la personne dans le mauvais groupe (votre enfant a été inscrit à la meute ou lieu d’unité par exemple) il faudra juste rassurer les personnes concernées.
A quoi correspondent les différentes couleurs sur la liste des inscrits ?
Les différentes couleurs permettent de visualiser rapidement l’état d’avancement des inscriptions de chacun :
– en rouge : les personnes simplement pré-inscrites (elles ne se sont pas encore connectées au SI ou n’ont pas rempli leurs informations personnelles)
– en orange : les personnes inscrites (elles ont complété leurs informations mais le paiement n’a pas encore été reçu)
– en blanc : inscription ferme = adhérent·e (on a bien reçu le paiement de leur cotisation)
Les formations
Quand sera-t-il possible de s’inscrire en formation ?
Le module formation permettra de s’inscrire et d’organiser des stages, dès septembre 2022.
Les activités
Quand pourra-t-on saisir des activités dans le SI ?
Le module activités sera mis en ligne rapidement après la rentrée de septembre. Il permettra l’organisation des activités d’année ainsi que les déclarations nécessaires pour le financement CAF.
Les finances
Le module Finances est-il opérationnel dès le lancement du SI ?
Non, le module finances sera opérationnel dans peu de temps. Il permettra de reprendre sur ce nouveau SI l’ensemble de la gestion comptable de l’association.
Attention : la clôture comptable 2021-2022 sera faite sur l’ancien SI.
Je suis trésorier régional et je n’ai pas accès à l’onglet finance sur la page finance ?
C’est normal le module finance avec la fiche signataire n’a pas encore été installé sur les pages région. Cela va arriver bientôt. on informera les régions quand se sera prêt.
J’ai reçu un mail m’indiquer que ma signature ou ma pièce d’identité n’est pas valable. Que faire ?
A priori la signature ou la carte d’identité n’était pas assez lisible pour être intégrées dans la fiche de signataires. Il faut aller sur votre page personnelle et mettre à jour les documents marqués comme refusés.
Si besoin, vous pourrez trouver quelques conseils et exemples sur cette page.
Les modules à venir
Quels sont les autres modules en cours de développement ?
Pendant l’année, le développement du SI continue ! Camps, statistiques et autres… L’ensemble des modules seront mis en ligne dès que possible, restez connectés·es !
Cette FAQ ne répond pas à toutes mes questions, que faire ?
Tu peux contacter ton équipe régionale, qui t’accompagne tout au long de ta préparation de camp ou écrire et poser ta question par mail à nouveausi[at]eeudf.org. Les réponses seront ajoutées à la FAQ au fur et à mesure !
Rédaction : L’équipe du nouveau SI