L’équipe du Congrès 2023 se réunit un soir par mois en visio pour avancer la préparation du Congrès ! Connaissez vous les missions des coordinatrices et coordinateurs de pôles ?
Tous les pôles sont coordonnés par les membres de l’Equipe de Direction, au nombre de trois ! L’Equipe de Direction assure le lien avec le Conseil d’Administration, et s’occupe du suivi et de l’accompagnement de l’ensemble des bénévoles.
Le pôle Programme planifie les activités pendant l’événement. Le pôle a aussi en charge la sensibilisation de l’événement en amont. Parmi leurs missions, les membres du pôle Programme doivent aussi prendre contact avec les partenariats internes et externes.
Le pôle Vie Quotidienne et Matos a en charge la planification de l’aménagement du lieu. Les membres du pôles se répartissent l’organisation de l’accueil, des sanitaires, d’un garderie et d’un point d’écoute. La répartition et le fonctionnement des services est anticipé par le pôle. Enfin, une partie du pôle réfléchit à l’acheminement et l’utilisation de matériel nécessaire.
Le pôle Communication, après avoir créé la charte graphique, assure la sensibilisation en amont par la transmission des informations nécessaires aux membres du mouvement. La rédaction des dossiers de présentation et de subvention fait partie de la com’ externe. Enfin, les membres du pôles anticipent la mise en place des moyens de communication pendant l’événement et s’occupent de la conception des goodies.
Le pôle Intendance est chargé de concevoir la grille des menus. Les membres prennent contact avec les producteurs et productrices des environs du lieu du Congrès. Enfin, les bénévoles du pôle planifient la gestion des déchets et de la vaisselle.
Le pôle Sécurité et Administration prévoit le système d’inscriptions. Le pôle est aussi en charge de la gestion des risques et des obligations légales en matière de santé et de sécurité.
Le pôle Transports organise l’acheminement des participants et participantes du Congrès, dans une recherche d’optimisation des coûts liés au transport.
Le pôle Finances établit le budget du Congrès. En lien avec le pôle Communication, le pôle Finance a en charge la rédaction des dossiers de subventions. Les membres du pôles prévoient les remboursements aux autres bénévoles de l’équipe.
Enfin les supports, au nombre de trois, accompagnent les membres des autres pôles. Le support Ecologie, en plus de fournir de la documentation, assure la valorisation des actions réalisées. Le support Bilan recueille le bilan des actions menées et prévoit leur présentation lors de l’AG 2024. Enfin, le support Progression Personnelle valorise la progression des membres bénévoles de l’organisation du Congrès.